À partir du 1er septembre 2026, la réforme de la facture électronique va transformer les habitudes administratives des entreprises françaises. Cette évolution ne concerne pas seulement les factures clients et fournisseurs : elle impactera également la gestion des frais professionnels et des notes de frais des dirigeants et salariés.
Restaurant, hôtel, péage, parking ou carburant… de nombreuses dépenses du quotidien devront désormais respecter de nouvelles règles pour permettre la récupération de la TVA et assurer la conformité comptable de l’entreprise.
La facture électronique : de quoi parle-t-on ?
La facture électronique ne correspond pas simplement à un PDF envoyé par email. Il s’agit d’une facture transmise dans un format structuré, lisible automatiquement par les logiciels comptables et l’administration fiscale.
L’objectif de cette réforme est double :
- simplifier les échanges entre entreprises ;
- renforcer le contrôle et la sécurisation de la TVA.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront progressivement être capables de recevoir puis d’émettre des factures électroniques via une plateforme agréée.
Ce qui change pour les frais professionnels
Aujourd’hui, lorsqu’un salarié ou un dirigeant engage une dépense professionnelle, il conserve généralement un ticket de caisse ou une facture papier qu’il transmet ensuite au service comptable.
Avec la réforme, certaines dépenses devront obligatoirement faire l’objet d’une facture électronique établie au nom de l’entreprise.
Les dépenses inférieures à 150 € HT
Pour les petits montants, une tolérance reste prévue. Un ticket de caisse ou une facturette pourra encore suffire dans certains cas.
Cependant, un point important est à retenir : si le justificatif est établi au nom du salarié ou du dirigeant et non au nom de l’entreprise, la récupération de TVA pourra être refusée, sauf exceptions comme certains frais de restauration.
Concrètement, cela signifie que les entreprises devront être plus vigilantes sur les justificatifs transmis dans les notes de frais.
Les dépenses supérieures à 150 € HT
Au-delà de 150 € HT, une facture électronique deviendra obligatoire pour les opérations entre entreprises françaises soumises à la TVA.
Le fournisseur devra alors transmettre directement la facture à la plateforme de dématérialisation de l’entreprise cliente.
Pour cela, les salariés devront disposer des bonnes informations lors de l’achat, notamment :
- le numéro SIREN de l’entreprise ;
- les coordonnées de facturation électronique.
Sans ces éléments, la facture risque d’être considérée comme une vente à un particulier, ce qui pourrait compliquer la déduction de TVA.
Trois situations à connaître
1. L’entreprise paie directement
Lorsque la facture est établie au nom de l’entreprise et réglée avec une carte bancaire professionnelle, le fonctionnement reste relativement simple : la facture électronique est transmise automatiquement via la plateforme agréée.
2. Le salarié avance les frais
Le salarié peut régler une dépense professionnelle avec sa carte personnelle tout en demandant une facture au nom de l’entreprise.
Dans ce cas, il agit comme « tiers payeur ». La facture électronique est bien adressée à l’entreprise, tandis que le salarié est ensuite remboursé via sa note de frais.
3. La facture n’est pas au nom de l’entreprise
C’est la situation qui risque de poser le plus de difficultés.
Si le salarié oublie de demander une facture professionnelle, l’achat sera traité comme une vente classique à un particulier. Le remboursement restera possible, mais la récupération de TVA pourrait être remise en cause.
Le cas particulier des péages et parkings
Les tickets de péage bénéficient encore d’un régime spécifique permettant la récupération de TVA sous certaines conditions, notamment lorsque certaines mentions obligatoires figurent sur le justificatif.
Pour les parkings, les systèmes devront progressivement évoluer afin de permettre l’identification de l’entreprise utilisatrice. Une période d’adaptation est toutefois prévue.
Pourquoi les entreprises doivent anticiper dès maintenant
Cette réforme va modifier les habitudes de tous les collaborateurs qui réalisent des achats professionnels.
Les entreprises ont donc intérêt à :
- sensibiliser les salariés aux nouvelles règles ;
- mettre à jour leurs procédures de notes de frais ;
- vérifier que leurs outils comptables sont compatibles avec la facture électronique ;
- choisir une plateforme de dématérialisation adaptée.
Une bonne préparation permettra d’éviter les erreurs administratives, les pertes de TVA déductible et les retards de traitement comptable.
A retenir
- La facture électronique devient progressivement obligatoire à partir du 1er septembre 2026.
- Les frais professionnels seront eux aussi concernés par cette réforme.
- Au-delà de 150 € HT, une facture électronique au nom de l’entreprise sera généralement obligatoire.
- Les salariés devront communiquer les informations de l’entreprise lors des achats professionnels.
- Une mauvaise gestion des justificatifs peut entraîner une perte du droit à déduction de TVA.
- Les entreprises ont intérêt à anticiper dès maintenant la mise à jour de leurs procédures internes.
Sources :